Etätyön yleistyminen koronapandemian myötä on tuonut työelämään uusia käytäntöjä. Monessa organisaatiossa työn mallina on nyt hybridityö, jossa osa työntekijöistä tekee toimistolla lähityötä ja osa etätyötä esimerkiksi kotoa käsin. Vaikka johtamisen perusta pysyy samana, hybridityö edellyttää uudenlaisten pelisääntöjen luomista, jotta työnteko sujuu saumattomasti ja kaikki tuntevat olevansa osa samaa tiimiä.
Itä-Suomen yliopiston kauppatieteiden laitoksella syksyllä käynnistyvän etäjohtamista digitaalisen viestinnän avulla IT-alan yrityksissä Suomessa ja Japanissa tutkivan tutkimushankkeen johtajan, akatemiatutkijana aloittavan Jonna Koposen mukaan hybridityön yhtenä tärkeänä haasteena on tasapuolisen viestinnän toteuttaminen. Työolojen järjestäminen niin, että työntekijät säilyvät motivoituneina ja sitoutuneina, edellyttää digitaalisten viestintävälineiden hyödyntämistä ja niiden hallintaa sekä hyvää suunnittelua.
Koposen mukaan aiemmissa tutkimuksissa on havaittu, että uudenlaiseen vuorovaikutusosaamiseen kuuluu viisi ulottuvuutta. Johtajalla on ensinnäkin oltava etäviestintätaito, kuten taito organisoida viestintää ja valita viestille tarkoituksenmukainen sävy ja pituus.
Toisena tärkeänä taitona ovat etäsosiaaliset taidot, joihin kuuluu johtajan tarjoama sosiaalinen tuki ja sosiaalisesti rikkaiden viestintävälineiden käyttö. Kolmantena ulottuvuutena on erilaisten viestintätyökalujen hallinta ja taito käyttää niitä kasvokkaisen viestinnän ohella sekä oman tietotaidon ylläpitäminen.
Neljäntenä taitona puolestaan on etätiimin rakentamisen taito. Johtajan on osattava motivoida virtuaalitiimiä ja mahdollistaa sen kehitysvaiheet, huolehtia uusien jäsenten perehdytyksestä ja siitä, että yhteiselle työlle on mietitty tavoitteet ja että niiden toteutumista seurataan. Viidentenä tärkeänä ulottuvuutena on etämuutosjohtaminen.
Johtajalla tulee olla valmius tehdä nopeita päätöksiä siitä, mihin suuntaan mennään.
Miten sitten uuden innovointi ja aiemmin työpaikalla erilaisten kohtaamisten aikana tapahtunut tiedonvaihto toteutetaan hybridityössä? Koposen mukaan vuorovaikutuksen muoto ja viestintävälineen valinta kannattaa miettiä suhteessa siihen tehtävään, jota ollaan tekemässä. Kasvokkainen vuorovaikutus videovälitteisestikin sopii uusien asioiden innovointiin.
Monimutkaisten ongelmien ratkaiseminen ja haastavien tilanteiden käsittely voi kuitenkin vaatia fyysisen kasvokkaisen kohtaamisen. Tiedonvaihtoon puolestaan sopii mainiosti tekstipohjainen viestintä tiedotteen tai sähköpostiviestin muodossa.
Etätyötä tekevien johtamisessa on omat haasteensa. Johtajan on hyvä olla työntekijöihin mahdollisuuksien mukaan aktiivisesti yhteydessä ja myös kertoa, että on itse tavattavissa. Jos fyysiseen kohtaamiseen on mahdollisuus, johtaja voi pyytää työntekijöitä tulemaan toimistolle, niin ettei heille tule tunnetta siitä, että heidät on unohdettu kotiin työn ääreen.
– Tunnepuolen muistaminen ja yhteisöllisyyden rakentaminen on tärkeää myös virtuaalimaailmassa. Korona-aikana on jo totuttu ottamaan toisiin etäyhteys ja tekemään yhdessä jotakin mukavaa, kuten ottamaan läppärit keittiöön ja kokkailemaan yhdessä tai pitämään yhteinen lyhyt taukojumppa. Monessa työpaikassa on pidetty yhteisiä virtuaalikahveja. Tämäntyyppiselle sosiaaliselle vuorovaikutukselle pitää rakentaa paikka, Koponen kuvailee.
Koponen muistuttaa, että johtaja voi antaa tukea ja koulutusta myös etätyöpäivän organisointiin ja työn tauottamiseen. Etätyö kuitenkin edellyttää työntekijöiltä itseohjautuvuutta ja siihen kasvamista, sillä johtajan työaika ei riitä monen alaisen jatkuvaan ohjaamiseen.
– Onnistunut etäjohtaminen on tutkimusten mukaan yhteydessä työntekijöiden tuottavuuteen, sitoutumiseen ja työmotivaatioon. Epäonnistunut etäjohtaminen toisaalta voi kärjistäen pahimmillaan johtaa työmotivaation ja tuottavuuden laskuun ja kiihdyttää työntekijöiden vaihtuvuutta, Koponen toteaa.
Johtajan tehtävänä onkin myös hybridityön mallissa johtaa työtä organisaation mission, vision ja strategian mukaisesti, luoda organisaatioon avoin ilmapiiri sekä motivoida ja kannustaa työntekijöitä.