Etätyö nähdään nykyään normaalina osana työelämää, eikä paluuta vanhaan enää ole näkyvissä, sillä Tilastokeskuksen toteuttaman Koronan vaikutukset työelämään -verkkokyselyn perusteella viime vuoden keväänä etätyötä tehneistä palkansaajista 90 prosenttia haluaisi tehdä etätyötä jatkossakin vähintään neljäsosan työajastaan.
Uudet käytännöt muuttavat myös rekrytointi- ja perehdyttämisprosesseja. Kun uusi työntekijä aloittaa suoraan etänä, korostuu henkilökunnan tuki työyhteisöön integroitumisessa.
Etätyö vaatii molemminpuolista vastuunottoa sekä vahvaa luottamusta ja vuorovaikutusta työntekijän ja työnantajan välillä, ja siksi on tärkeää, että käytännöt ja periaatteet ovat selviä alusta lähtien. Lisäksi tulee huolehtia, että käytetty teknologia toimii ja etätyön pelisäännöt tulevat tutuiksi. Riittävät tauot kuuluvat etätöidenkin toimintatapoihin.
Työtehtävien kartoitus ja perehdytys kannattaa aloittaa videoyhteyden avulla. Vaikka työnkuva olisi mahdollista välittää kirjallisesti, videoyhteys rakentaa siltaa osapuolten välille. Töiden tekeminen on huomattavasti antoisampaa, kun uusilla nimillä ja äänillä on kasvot. Samalla voi luoda kontaktia uusiin työkavereihin.
Yhteisöön tutustuminen hoituu kätevästi sisäisen intran ja Teams-sovelluksen välityksellä. Monikanavaisuus onkin tärkeässä roolissa, kun puhutaan etätyöntekijän integroitumisesta.
Kannustava ilmapiiri luo pohjaa sille, että uudet työntekijät kokevat onnistumisia haastavissakin etätyötilanteissa. Oleellista on pitää huolta yhteisistä rutiineista ja ylläpitää vahvaa me-henkeä. Säännöllinen vuorovaikutus synnyttää uusia ideoita ja kasvattaa yhteenkuuluvuuden tunnetta.
Vinkit sujuvampaan etäperehdytykseen
1 Suunnittele hyvin
Hyvä suunnittelu on kaiken pohja. Luo selvä perehdytysprosessi, jossa on määritelty työntekijän oppimisen tavoitteet esimerkiksi päivä- tai viikkotasolla. Muista myös kertoa tavoitteet, toiveet ja aikataulut työntekijälle itselleen. Ensimmäisten viikkojen ajan uuden työntekijän kanssa kannattaa olla yhteydessä päivittäin puhelimitse tai videopuhelun välityksellä.
2 Valitse vastuuhenkilö
Valitse vastuuhenkilö, joka toteuttaa perehdytyksen. Tiimin ryhmäytymistä voi edistää siten, että jokainen tiimiläinen perehdyttää omalta osaltaan eri työtehtäviin. Konkreettinen organisaatiokaavio auttaa hahmottamaan keneen ollaan yhteydessä mistäkin asiasta.
3 Lisää sisäisiin kanaviin
Muista lisätäuusi kollega kaikkiin sisäisiin kanaviin, sähköpostilistoille ja palavereihin. Kun hän on automaattisesti kaikilla listoilla mukana, tulevat kaikki tarvittavat henkilöt aina kutsutuiksi oikeisiin kokouksiin. Laita myös työvälineet valmiiksi ja sovi etukäteen, miten työntekijä noutaa ne. Etäyhteyksiin ja järjestelmiin kirjautuminen voi haukata yllättävän ison osan ensimmäisestä päivästä. Anna uudelle tekijälle myös sen vastuuhenkilön tiedot, johon hän voi ottaa yhteyttä, mikäli IT-ongelmia ilmenee.
4 Luo hyvät ohjeet
Vieressä istuvalta kollegalta on helppo kysäistä pikaisesti apua, jos vastaan tulee tenkkapoo. Virtuaalisesti viestin laittamisen tai soittamisen kynnys on usein korkeampi, joten kattavat ohjeet auttavat uutta työntekijää tarkistamaan itsenäisesti asioita ennen kysymistä. Usein omassa rauhassa on myös mukavampi tutustua yrityksen historiaan, henkilöstöön ja muihin faktoihin. Kirjallisia ohjeita voi täydentää esimerkiksi videoilla tai 360-kuvalla työympäristöstä.
5 Auta tutustumaan muihin
Hyvä ensivaikutelma on tärkeä myös etänä. Ensivaikutelmaa parantaa, kun perehdytys ja yritykseen saapuminen vaikuttavat suunnitelluilta. Uudelle työntekijälle voi lähettää esimerkiksi tervetuliaispaketin, jotta tämä tuntee olonsa tervetulleeksi. Muista kertoa myös muulle tiimille uudesta työntekijästä ja siitä, koska hän aloittaa. Ensimmäiset päivät voi aloittaa esimerkiksi yhteisillä virtuaalisilla kahvi- tai lounashetkillä muun tiimin kanssa.
Lähteet: yrittajat.fi, yle.fi, tilastokeskus.fi