1. Mieti onko palaveri tarpeellinen
Turha palaveri vain tuhlaa kaikkien aikaa. Mieti kenelle palaverista on oikein hyötyä ja voiko asian hoitaa muulla tavalla, kuten viestillä tai sähköpostilla. Jos palaverille ei ole oikeaa syytä, ei sitä myöskään kannata järjestää.
2. Valitse oikea kokoonpano
Mieti kenen on tarpeellista olla paikalla, sillä palavereissa vähemmän on yleensä enemmän. Jos osallistujalla on tietoa aiheesta, asia liittyy suoraan häneen tai häntä tarvitaan asian käsittelyyn, on hänellä myös motivaatiota osallistua. Kerro osallistujille myös, miten haluat heidän valmistautuvan.
3. Palaverin tavoite
Palaverilla on oltava selvä tavoite sekä tarkoitus. Asialistan lähettäminen etukäteen antaa osallistujille mahdollisuuden valmistautua palaveriin. Agenda kannattaa kuitenkin pitää yksinkertaisena, ja on pidettävä huolta siitä, että palaveri etenee johdonmukaisesti ja pysytään asiassa, vaikka keskustelu lähtisi välillä sivuraiteille.
4. Pidä kiinni aikataulusta
Palaveri alkaa ja loppuu sovittuun aikaan, vaikka joku myöhästyisi tai joutuisi lähtemään etuajassa. Mieti kuinka kauan asioiden käsittelyyn menee aikaa. Jokaiseen palaveriin ei tarvitse varata kokonaista tuntia, mutta on myös muistettava, että palavereilla on tapana venyä. Jätä alkuun aikaa tekniikan säätämiselle sekä kuulumisten vaihtamiselle.
5. Kirjoita muistiinpanot
Ota käyttöön yhteinen muistio, johon kirjataan mitä palaverissa on sovittu ja kuka on vastuussa mistäkin. Sopikaa etukäteen, kuka toimii kirjurina ja minne muistio jaetaan, jotta myös ne, jotka eivät osallistuneet palaveriin pääsevät näkemään mitä on sovittu.
6. Sujuva etäkokous
Etäkokouksessa kannattaa pitää huoli, että olet linjoilla hieman etuajassa mahdollisten teknisten ongelmien vuoksi. Sopikaa, kuinka puheenvuorot pyydetään, ja pidä mikrofonisi hiljennettynä aina, kun et itse puhu. Muistio kannattaa jakaa kaikkien nähtäville, jotta osallistujat pysyvät paremmin mukana keskustelussa.